Registratúra
Elektronická správa registratúry automatizuje celý životný cyklus registratúrnych záznamov a spisov od ich vzniku až po vyradenie.
Podateľňa
Prijaté zásielky
- evidencia prijatých písomných zásielok
- evidencia prijatých elektronických zásielok (eBox)
- skenovanie papierových dokumentov k záznamu
- pridelenie na spracovateľský útvar
Odoslané zásielky
- export do elektronických hárkov na poštu
- evidencia vrátených doručeniek alebo nedoručených zásielok
- zasielanie elektronických zásielok (eBox)
eBox – integrácia na eDesk ÚPVS
Prijaté zásielky
- automatické sťahovanie schránky
- rozbalenie správy do čitateľnej formy
- transformácia správ na registratúrne záznamy
- pridelenie na spracovateľský útvar
Odoslané zásielky
- transformácia registratúrnych záznamov na elektronické správy
- automatické pečatenie odosielaných správ
- automatický monitoring doručenia správy a priloženie doručenky k záznamu
Záznamy
Prijaté záznamy
- pridelenie záznamu na ďalšie vybavenie
- prevzatie záznamu na útvare a vybavenie záznamu
- vloženie záznamu do spisu
Odoslané záznamy
- vytvorenie nového záznamu s generovaním evidenčného čísla
- schválenie záznamu pred expedovaním
- expedovanie záznamu cez Podateľňu alebo eBox
Interné záznamy
- vytvorenie interného záznamu
- zaslanie záznamu na stanovisko
Spisy a príručná registratúra
Spis
- vytvorenie spisu, stanovenie vecnej skupiny
- vytváranie záznamov v spise
- sprístupnenie spisu vybraným pracovníkom
- tlač obsahu spisu a spisového obalu
- vybavenie/uzatvorenie spisu
- prečíslovanie spisov pri prechode na nový rok
Príručná registratúra
- automatické presunutie uzatvoreného spisu do príručnej registratúry
- automatizované vykonávanie ročnej uzávierky
- uloženie spisu do ukladacej jednotky
- tlač odovzdávacieho protokolu
Registratúrne stredisko
- prevzatie ukladacích jednotiek z útvarov
- tlač preberacích protokolov
- evidencia ukladacej jednotky v prírastkovej knihe
- lokalizácia ukladacích jednotiek
- zapožičiavanie ukladacích jednotiek
- tlač zoznamu prírastkov (vyhľadaný/označený)
- automatizované vyraďovacie konanie
