Procesy

Riadené spracovanie a vybavovanie dokumentov vám prinesie pokoj a istotu v prehľadnosti o ich spracovaní a plnení termínov vybavenia. Vždy vám bude jasné, kde a u koho sa aktuálne dokument nachádza a v akom je stave. Automaticky vytváraný archív zdieľaných dokumentov s riadeným bezpečným prístupom je základným benefitom pripravených hotových riešení.

Faktúry

Digitalizácia procesu schvaľovania faktúry zabráni nekontrolovanému putovaniu listinnej faktúry po firme a transparentne sprehľadní celý proces schvaľovania faktúry na úhradu.

Centrálna evidencia faktúr a objednávok

  • Evidencia faktúr v digitalizovanej podobe
  • Vyhľadávanie podľa atribútov faktúry
  • Neustály jednoduchý prehľad o stave schvaľovania

Elektronické schvaľovanie faktúr

  • Riadenie postupu schvaľovania v závislosti od typu faktúry
  • Formálna, vecná, cenová a finančná kontrola
  • Predkontácia a schválenie na úhradu
  • Využitie elektronického podpisu

Žiadanky

Riadenie postupu schvaľovania žiadaniek na nákup prinesie transparentnosť nákupného procesu od samého začiatku. O každej žiadanke je riadiaci pracovník informovaný a každé rozhodnutie je auditovateľné.

Agenda žiadaniek

  • Vystavenie a evidencia žiadaniek podľa typu
  • Triedenie a vyhľadávanie podľa údajov
  • Prehľad o stave čerpania rozpočtu nákladového strediska

Schvaľovanie žiadaniek

  • Postup schvaľovania podľa druhu žiadanky, ceny, ...
  • Zber údajov pre vystavenie objednávky
  • Priradenie nákladového strediska na žiadanku

Zmluvy

Interný register všetkých zmlúv s riadeným prístupom k platným aj neplatným zmluvám odstráni kopírovanie zmlúv pre potreby organizačných útvarov a zabezpečí individuálny prístup ku zmluvám.

Register zmlúv

  • Evidencia profilových údajov a obsahu (word, pdf, sken,...)
  • Evidencia dodatkov a relácie na zmluvy
  • Triedenie a vyhľadávanie podľa údajov a obsahu
  • Sprístupnenie zmlúv iba vybraným pracovníkom

Schvaľovanie zmlúv

  • Riadený postup pripomienkovania návrhu zmluvy
  • Konsolidácia pripomienok
  • Opakovaná komunikácia so zmluvnou stranou
  • Schválenie a podpis

Smernice

Centrálna správa elektronických smerníc minimalizuje riziko vzniku neriadenej papierovej dokumentácie a zabezpečí pracovníkom prístup k vždy aktuálne platným verziám smerníc.

Správa elektronických smerníc (noriem, predpisov)

  • Evidencia a kategorizácia smerníc
  • Elektronická distribúcia platných smerníc
  • Automatická kontrola platnosti a revízne konanie
  • Archív neplatných smerníc

Pripomienkovanie a schvaľovanie

  • Riadenie postupu viacnásobného pripomienkovania
  • Schválenie finálnej smernice
  • Publikácia novej smernice a stiahnutie neplatnej smernice
  • Riadenie revízneho konania